Evenementenloket

Wanneer doe je een aanvraag of een melding via het evenementenloket?

Wanneer het volledige evenement of een gedeelte ervan plaatsvindt op het openbaar domein.
Wanneer je muziek wil spelen, luider dan 85 decibel (tenzij de zaal Vlarem vergund is). Meer info over de geluidsnormen vind je hier en in het Schema over muziekactiviteiten.pdf180,2 Kb(pdf)
Wanneer je een straat, plein, parking tijdelijk wenst af te sluiten of parkeervrij wil maken.
Wanneer je vuur wil gebruiken.
Wanneer het gaat om een buurt-, straat- of schoolfeest.
Wanneer het gaat om een publieke fuif (zowel binnen als buiten).
Wanneer het gaat om een evenement met een politieke of religieuze insteek of maatschappelijk gevoelig.
Wanneer het gaat om (commerciële) promotie of verkoop op de openbare weg voor een evenement.
Wanneer je activiteit plaatsvindt in een lokaal of gebouw dat gebruikt wordt voor een ander doel dan waarvoor de vergunning verleend werd.

Check of je evenement moet worden aangevraagd via de beslissingsboom.pdf75,8 Kb(pdf)

Bekijk hier ook het Schema afval en catering bij evenementen.pdf46,2 Kb(pdf) hoe het zit met de wetgeving hierover.

Waarom doe je een aanvraag?

Een evenement organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Ben je wel in orde met de wetgeving en het politiereglement? Wat moet je doen om met de algemene veiligheid, brandveiligheid, verzekeringen, … in orde te zijn? Door het formulier in te vullen overloop je voor jezelf nog eens een aantal mogelijke valkuilen

Door de aanvraag in het evenementenloket worden alle gemeentelijke diensten, brandweer en politie op de hoogte gebracht en -indien nodig- om advies gevraagd.

Door je aanvraag kunnen we ook nagaan of je evenement niet gehinderd wordt door andere evenementen of eventuele (weg)werkzaamheden.

Vindt jouw evenement plaats op het openbaar domein? Dan wordt die inname van openbaar domein tijdens je evenementenaanvraag mee behandeld

Aanvraagtermijn

Dit type evenement vraag je minimum 10 werkdagen op voorhand aan:

Promo/Verkoop op openbare weg

Dit type evenement vraag je minimum 30 werkdagen op voorhand aan:

Buurtfeest/Straatfeest/Schoolfeest/Eetfestijn/Receptie
Kleine fuif/Bal/Concert/Muziekfestival/Theater (<1500 deelnemers)
Zomerbar/Winterbar/café-avond
Fotoshoot of filmopname op openbaar domein
Sportevenement (uitgezonderd wielerwedstrijden)
Verhuur terreinen/lokalen vereniging
Speelstraat

Dit type evenement vraag je minimum 60 werkdagen op voorhand aan:

Grote fuif/Bal/Concert/Muziekfestival/Theater (>1500 deelnemers)
Rommelmarkt/Garageverkoop/Beurs/Occasionele markt/Braderij
Stoet, optocht, doortocht op openbare weg

Dit type evenement vraag je minimum 70 werkdagen op voorhand aan:

Wielerwedstrijd (opgelet hiervoor doe je bij elke doorkomstgemeente apart een aanvraag en laad je een GPX bestand op)

Hoe dien je een aanvraag in?

De aanvraag gebeurt online via het evenementenloket.
(Je opent de toepassing in google Chrome of Edge)

Maak een login aan en Eaglebe zal je profiel onthouden. Wat zijn hier de voordelen van? Je moet niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw ingeven. Je kan in Eaglebe een deel van de aanvraag invullen en er later op verder werken. Je kan ook te allen tijde nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. En als laatste kan je een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement.

Je kan ook één profiel aanmaken per vereniging voor een optimaal gebruik van de toepassing.

Handleiding account eaglebe aanmaken en evenementenaavraag indienen.pdf653 Kb(pdf)

Voeg een grondplan toe bij tijdelijke constructies

Wanneer je een activiteit of evenement organiseert en je plaatst tijdelijke constructies zoals een tent, een partytent, eetkraam, EHBO, opblaasbare structuren, enz., dan moet je een inplantingsplan toevoegen tijdens je evenementenaanvraag. Je kan Google Maps gebruiken om een inplantingsplan te maken. Dit heeft het voordeel dat het grondplan doorgestuurd kan worden via een link zodat je geen grote bestanden moet uitwisselen. Verder kunnen meerdere mensen aan het plan werken omdat het in de 'cloud' staat. In het aanvraagformulier voor evenementen kan je dan de link naar het inplantingsplan ingeven. Je hebt wel een account nodig om dit te kunnen uitvoeren.