Stappenplan voor een reservatie van Het Halfdiep
De zaal vastleggen:
Wacht hier niet te lang mee. Het Halfdiep wordt frequent gebruikt. Start dus tijdig met informeren en vastleggen.
- Breng een bezoek aan Het Halfdiep. Zo krijg je meteen zicht op de mogelijkheden voor je event. Vraag meteen ook naar de beschikbaarheid.
- Jaarlijks weerkerende events kunnen steeds worden ingeboekt.
- EĆ©nmalige of nieuwe events kunnen pas 9 maand op voorhand gereserveerd worden.
- Vul het reservatieformulier zo volledig mogelijk in (zie bijlagen). Bezorg dit liefst via mail (vrijetijdscentrum@kontich.be).
- Een medewerker van Vrijetijdscentrum De Nachtegaal neemt contact met je op. Hij/zij bezorgt je een voorlopig prijsoverzicht op basis van de vermelde info in het aanvraagformulier.
- Indien nodig spreken we eens af ter plaatse om je event te overlopen. We denken graag op voorhand mee.
- We passen je reservatieformulier aan en maken een nieuw prijsoverzicht.
- Je beslist definitief dat je gebruik wil maken van Het Halfdiep. Je bevestigt het prijsoverzicht.
- Indien nodig verwijzen we door naar het evenementenloket. In sommige gevallen moet je een melding maken van je event, of dient je event goedgekeurd te worden door het gemeentebestuur.
- Je reservatie is afgerond. Nu kan het echte voorbereiden beginnen.
Tussen reservatie en event:
- Je krijgt na definitieve reservatie een factuur voor de huur van de zaal. De waarborg zal ook op voorhand worden afgerekend.
- Je krijgt vanuit Vrijetijdscentrum De Nachtegaal een overzicht van de beschikbare dranken. Drank moet verplicht afgenomen worden. Je dient de lijst 10 dagen voor je event te bezorgen.
Op de dag van je event:
- Je komt op het afgesproken moment langs om de sleutel van het gebouw op te halen.
- Een medewerker van Vrijetijdscentrum De Nachtegaal gaat met je mee naar Het Halfdiep. Je controleert samen het gebouw en de bestelde drank. De medewerker zal ook de werking van de lichten, de toog, en eventueel andere materialen toelichten.
- Je krijgt dan ook richtlijnen over het opruimen en achterlaten van de zaal na je event.
Op het einde van je event:
- Je laat de zaal proper achter.
- Restafval en PMD (in de juiste zakken) kan je achterlaten.
- Ander afval (papier, glas, ...) dien je mee te nemen.
- Zorg dat de zaal veegproper is.
- Zorg dat het leeggoed gesorteerd is.
- Je brengt op het afgesproken moment de sleutel terug. Een medewerker gaat samen met jou de zaal en de drank controleren.
In de weken na je event:
- Je ontvangt een factuur voor de verbruikte drank en de geleverde diensten.
- Na ontvangen van de betaling van de factuur storten we de waarborg terug.
Laatst aangepast op: 11-10-2024 om 13:56